POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Establecer los criterios para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión para garantizar la protección de los datos personales que son objeto de tratamiento por parte de COLPASADOR SAS.

Esta política aplica para toda la información personal registrada en las bases de datos físicas y digitales de COLPASADOR SAS, quien actúa en calidad de responsable del tratamiento de los datos personales.

Esta política es de obligatorio y estricto cumplimiento para COLPASADOR SAS quien adopta los siguientes deberes:

• Garantizar el ejercicio pleno del derecho de hábeas data del Titular.
• Solicitar y conservar copia de la autorización otorgada por el Titular.
• Informar al Titular sobre la finalidad de la recolección de datos y sus derechos.
• Conservar la información de forma segura para prevenir adulteración, pérdida o acceso no autorizado.
• Garantizar la veracidad y actualización de la información suministrada al Encargado del Tratamiento.
• Actualizar y rectificar la información según sea necesario.
• Suministrar al Encargado del Tratamiento solo datos autorizados por el Titular.
• Exigir al Encargado del Tratamiento respetar las condiciones de seguridad y privacidad.
• Tramitar consultas y reclamos de acuerdo con la ley.
• Adoptar un manual interno para el cumplimiento de la ley.
• Informar al Encargado del Tratamiento cuando la información esté en discusión por parte del Titular.
• Informar al Titular sobre el uso dado a sus datos cuando sea solicitado.
• Informar a la autoridad de protección de datos sobre violaciones y riesgos.
• Cumplir con las instrucciones y requerimientos de la Superintendencia de Industria y Comercio.

COLPASADOR SAS, actuando en calidad de Responsable del Tratamiento de Datos Personales, para el adecuado desarrollo de sus actividades comerciales, así como para el fortalecimiento de sus relaciones con terceros, recolecta, almacena, usa, circula y suprime Datos Personales correspondientes a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación, tales como, sin que la enumeración signifique limitación, empleados y familiares de éstos, accionistas, consumidores, clientes, contratistas, corredores, proveedores, acreedores y deudores.

COLPASADOR SAS, velará por el correcto uso de datos personales sensibles y los relativos a menores de edad, garantizando que se cumpla con las exigencias legales aplicables.

La finalidad primordial que COLPASADOR SAS da al tratamiento de los datos personales está enmarcada en los siguientes preceptos:

• Cumplir con los objetivos de protección de datos personales del Titular del dato personal, contemplados en la Ley 1581  de 2012, el Decreto 1377 de 2013, y demás disposiciones legales vigentes.
• Cumplir con las obligaciones derivadas de la relación contractual que vinculan al Titular del dato personal (cliente, proveedor, empleado y/o accionista) al desarrollo del objeto social de COLPASADOR SAS.

De acuerdo con el grupo de interés, a continuación se detalla la finalidad del tratamiento de bases de datos:

ADMINISTRATIVA/FACTURACIÓN:

• Para dar cumpliento a las obligaciones contraídas con clientes de COLPASADOR SAS a través de la gestión de cotizaciones, procesamiento pedidos, logística de entregas de órdenes a clientes y procesamiento de facturación. Proveer los servicios y/o los productos requeridos y su respectivo servicio posventa. 
• Registrar sus datos personales en los sistemas de información de COLPASADOR SAS y en sus bases de datos comerciales y operativas.

GESTIÓN DE CLIENTES:

• Para el fortalecimiento de las relaciones comerciales con clientes a través del envío de información sobre la empresa, del portafolio de productos/servicios, las opciones crediticias a las que puede acceder, envío de encuestas de satisfacción,  solución de PQR, promociones, eventos y demás actividades dispuestas por COLPASADOR SAS.
• Dar a conocer sobre nuevos productos o servicios y/o sobre cambios en los mismos, información comercial, publicitaria o promocional y eventos. Programas de Fidelización de clientes. Análisis de perfiles. Encuestas de opinión. Prospección comercial. Segmentación de mercados. 
• Para ofrecer, informar, vender y/o atender a clientes que fueron contactados vía telefónica y/o a través del sitio web, aplicativos móviles, chats, plataformas virtuales y redes sociales a las que  COLPASADOR SAS está vinculada.También hacemos uso de esta información para mejorar nuestra tienda online, para prevenir o detectar fraudes o abusos en nuestro sitio web y para llevar a cabo soporte técnico, logístico que requiera el cliente. 

GESTIÓN DE COBROS Y PAGOS

• Para la consulta de información financiera e historia crediticia en la apertura de crédito a clientes. Para efectuar la gestión de cobro de cartera. Para la determinación de las  acciones con clientes en mora. Para el reporte a centrales de información de obligaciones incumplidas con COLPASADOR SAS.

FORMACION DE PERSONAL

• Capacitar al personal de ventas en aspectos de gestión comercial,  servicio al cliente y actualización en  productos ofrecidos por COLPASADOR SAS.

SEGURIDAD:

• Controlar el acceso a las instalaciones y las zonas video-vigiladas.  Proteger las personas, los bienes e instalaciones de COLPASADOR SAS . Para utilizar los datos como prueba en cualquier tipo de proceso. Para el control y la prevención del fraude.

ADMINISTRATIVO

• Para dar cumplimiento a la gestión de compras de materiales, insumos, productos así como también de la contratación de servicios requeridos para el desarrollo de la actividad principal de COLPASADOR SAS.  Para mejorar, promocionar y desarrollar los productos propios y los ofrecidos por compañías a nivel mundial. Efectuar consultorías, auditorías, asesorías y servicios relacionados.

GESTIÓN DE COBROS Y PAGOS

• Para proceder con el pago de las obligaciones contraídas con terceros y/o contratistas de COLPASADOR SAS.

SEGURIDAD:

• Controlar el acceso a las instalaciones y las zonas video-vigiladas.  Proteger las personas, los bienes e instalaciones de COLPASADOR SAS . Para utilizar los datos como prueba en cualquier tipo de proceso. Para el control y la prevención del fraude.

GESTIÓN ADMINISTRATIVA

• Contactar a contactos autorizados en caso de emergencia durante el horario de trabajo o en ocasión del desarrollo del mismo.

GESTIÓN DEL PERSONAL

• Para desarrollar actividades propias de la gestión del talento humano en COLPASADOR SAS, tales como pago de nómina, afiliaciones a  entidades del sistema general de seguridad social, actividades de bienestar, las derivadas del sistema de gestión de salud y seguridad en el trabajo, gestión de sanciones, amonestaciones, llamados de atención exclusiones. 
• Consultorías, auditorías, asesorías y servicios relacionados. Procedimientos judiciales. Prevención de riesgos laborales. Investigación epidemiológica y actividades análogas. Programas de promoción y prevención de enfermedades. Pensiones, subsidios y otras prestaciones económicas. 
• Administrar y operar directa o por conducto de terceros, los procesos de selección y vinculación del personal, incluyendo la evaluación y calificación de los participantes y la verificación de referencias laborales y personales. Así como también para la realización de estudios de seguridad. 

PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

• Para cumplir las obligaciones contraídas por Colpasador SAS con sus accionistas. Para el reconocimiento, protección y ejercicio de los derechos de los accionistas de COLPASADOR SAS.

GESTIÓN DE COBROS Y PAGOS

• Para el pago de dividendos  a los accionistas de COLPASADOR SAS.

ENVÍO DE COMUNICACIONES

• Para eventualmente contactarlo, vía correo electrónico o cualquier otro medio a los accionistas para las finalidades anteriormente mencionadas.

SEGURIDAD:

• Controlar el acceso a las instalaciones y las zonas video-vigiladas.  Proteger las personas, los bienes e instalaciones de COLPASADOR SAS . Para utilizar los datos como prueba en cualquier tipo de proceso. Para el control y la prevención del fraude.

El tratamiento de datos sensibles como: huellas dactilares o un cálculo sobre ellas, fotografías, imágenes de vídeo, ubicación espacial, datos de ordenadores, teléfonos y números celulares, VPN, correo electrónico, serán utilizados con fines de autenticación e identificación.

Los datos de origen racial o étnico, su orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos, así como los datos relativos a la salud, los historiales clínicos, a la vida sexual, y los datos biométricos serán utilizados con fines estadísticos en el cumplimiento del programa del sistema de gestión de salud y seguridad en el trabajo.

Dicha información será almacenada y utilizada adicionalmente para ofrecer una capa adicional de seguridad. El titular conoce que no está obligado a autorizar el tratamiento de los datos sensibles a menos que sea estrictamente necesario para alguno de los fines descritos o requerido por ley.

De conformidad con lo establecido en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 y los artículos 21 y 22 del Decreto 1377 de 2013 el Titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:

• • Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
  • Conocer, actualizar y rectificar su información frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado.
  • Solicitar prueba de la autorización otorgada a COLPASADOR SAS
  • Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente..

• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, siempre que no exista un deber legal o contractual que impida eliminarlos.

• Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles. Tendrán carácter facultativo

La recolección y tratamiento de datos personales en COLPASADOR SAS requerirá la autorización previa, expresa e informada del titular, la cual será obtenida de acuerdo el siguiente procedimiento:

• Información al Titular: Se proporcionará información clara sobre el tratamiento de datos, incluyendo finalidad, derechos y cómo ejercerlos.
• Obtención de Autorización Expresa: Se obtendrá un consentimiento inequívoco del titular de manera explícita y documentada. “Formato de Autorización para el Tratamiento de Datos Personales”
• La autorización podrá obtenerse mediante documentos físicos, formatos digitales, correos electrónicos, contratos o cualquier otro mecanismo que permita verificar el consentimiento del titular.
• Contenido de la Autorización: Debe incluir identificación del responsable, datos a tratar, finalidad, derechos del titular y cómo revocar el consentimiento.
• Registro y Almacenamiento: Se mantendrá un registro seguro de todas las autorizaciones obtenidas.
• Actualización de la Autorización: Se solicitará nueva autorización si cambia la finalidad o categorías de datos tratados.
• Revocación del consentimiento: Se permitirá al titular revocar su consentimiento de manera sencilla y efectiva.
• Capacitación del Personal: Se capacitará al personal sobre los procedimientos y la importancia del cumplimiento normativo.

Se implementarán las  siguientes medidas en COLPASADOR SAS para garantizar la seguridad de la información y prevenir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado:

• Medidas Técnicas: Implementación de software antivirus y antispyware para proteger los sistemas contra malware. Establecimiento de políticas de contraseñas seguras y cambios periódicos de las mismas.
• Medidas Humanas: Sensibilización del personal mediante capacitaciones sobre seguridad informática. Establecimiento de políticas internas claras para el manejo seguro de la información.

En COLPASADOR SAS, la transferencia de datos personales a terceros se llevará a cabo bajo los siguientes principios:

• Autorización del Titular: Se requerirá autorización previa del titular para transferir sus datos personales a terceros.
• Seguridad en la Transferencia: Se garantizará la seguridad de los datos durante su transferencia mediante el uso de medios seguros.
• Transferencia Internacional de Datos: En caso de que los datos personales sean almacenados en servidores ubicados fuera de Colombia, COLPASADOR SAS garantizará que las entidades receptoras cumplan con estándares de protección de datos equivalentes a la normativa colombiana.

El área Administrativa de COLPASADOR SAS es la dependencia que tiene a cargo dar trámite a las solicitudes de los titulares para hacer efectivos sus derechos y pone a disposición de los Titulares los siguientes canales de atención, para tender los diferentes procedimientos de acceso, consultas y reclamaciones:

Los Titulares, sus causahabientes, sus representantes o apoderados, que consideren que la información que se encuentra contenida en las bases de datos de COLPASADOR SAS debe ser objeto de consulta, corrección, reclamo, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un solicitud ante COLPASADOR SAS como Responsable y/o Encargado del Tratamiento, el cual será tramitado bajo las siguientes condiciones:

• El titular deberá hacer la solicitud de manera escrita dirigida a COLPASADOR SAS, donde especifique  la información:

1. Nombre completo y apellidos con la identificación del Titular, 
2. La descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, 
3. La dirección física y/o electrónica, 
4. Medios para recibir respuesta a su solicitud.
5. Motivo(s)/hecho(s) que dan lugar al reclamo con una breve descripción del derecho que desea ejercer ( Por ejemplo conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de la autorización otorgada, revocar, suprimir, acceder a la información)
6. Los documentos que se quiera hacer valer, es conveniente diligenciar 
7. Puede diligenciar el formulario: “Reclamaciones ante el Tratamiento de Datos Personales” 

1. A la  solicitud deberá adjuntarse fotocopia del documento de identificación del Titular de los datos, o documento que lo acredite como causahabientes, representantes o apoderados.
2. La solicitud se formulará a través de los “Canales de Atención” que para dicho efecto han sido habilitados por COLPASADOR SAS, y se dirigirá a la dependencia y a la persona indicada como contacto.
3. Si la solicitud resulta incompleta, COLPASADOR SAS requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento realizado por COLPASADOR SAS, sin que el solicitante presente la información requerida, COLPASADOR SAS entenderá que se ha desistido del reclamo.
4. Si por alguna circunstancia se recibe un reclamo que en realidad no debería ir dirigido contra COLPASADOR SAS, éste dará traslado, en la medida de sus posibilidades, a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles, e informará de la situación al interesado.
5. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos que mantiene el Responsable una leyenda que diga «Reclamo en Trámite» y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles de recibido el reclamo completo. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. 
6. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término se informará al interesado antes del vencimiento del referido plazo los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
7. Una vez cumplidos los términos señalados por la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten o complementen, el Titular al que se deniegue, total o parcialmente, el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación, podrá poner su caso en conocimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio –Delegatura para la Protección de Datos Personales-.

La presente Política de Datos Personales fue actualizada el día 13 de Marzo 2024 y entra en vigencia a partir del día 01 de Abril del 2024.

Las bases de datos en las que se registrarán los datos personales tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantenga y utilice la información para las finalidades descritas en esta política. Una vez se cumpla(n) esa(s) finalidad(es) y siempre que no exista un deber legal o contractual de conservar su información, sus datos serán eliminados de nuestras bases de datos.

Cualquier cambio que se presente respecto de la presente política, se informará a través de la dirección electrónica: WWW.COLPASADOR.COM o en el domicilio: CR 19 7 03 en Bogotá.